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决定会议活动成败有哪些因素?-深圳活动策划设计公司
作者:szcgwh / 2016-08-14 11:55 / 浏览次数:

说到决定会议活动成功与否的因素,众人可以说法不一,但是究其根由,总是离不开两个关键人——办会的需求者以及完成会议的接待洽谈人。这两者紧紧相连,互相依赖于帮衬。需求者说的明白,接洽者安排合理。双方缺一不可。

主办方又称买方。买方把会议需求说的明白,所谓说的明白有以下内容需要讲明:活动时间、活动人数、活动细节、活动标准、活动目的、活动参加者的年龄时段、活动者身份、活动期望的结果等。具体要求包括:

1、 大型会议活动需提前做好预案,明确自己参会人数,不能有太多不确定性;

2、 了解酒店报价,不能由于价格因素,制约了前期友好洽谈,更不能由于双方报价差距太多,而导致纠缠在价格上,发生前期的不愉快;

3、 双方必须要有书面确认合同,合同对双方都是一种保护;

4、 主办方将不可控因素控制在有效范围内(双方签约的保证数);

5、 详细具体地将会议活动流程告知洽谈人;

6、 认真仔细听从会议洽谈人的意见与建议(因为会议洽谈人最了解自己酒店的接待能力);

7、 会议行程如在会议期间有变化,要第一时间找到会议洽谈人,双方要做到有效沟通;

8、 对于酒店接待中出现的不足要及时提出,切忌当时不说,事后追究。

会议洽谈人又称卖方,多数是酒店的销售人员。卖方要对买方的话听的明白,问的仔细。切忌不能用自己武断的猜测来填补卖方没有说明的要求。具体要求如下:

1、 要详细了解活动规模、人数、活动内容;

2、 报价一步到位,切忌报价给买方太多想象空间;

3、 用房、场地的控制要在对方合理使用范围;

4、 合同签订要有时间节点,做到有效签约;

5、 商谈活动接待细节,要问明每个时间活动内容,保证无疏漏;

6、 要正确化解双方不同意见,要有说服对方接受的理由;

7、 对活动前要有检查,防止操作部门的疏忽遗忘。

会议的合作是双方的,不管买家还是卖家一但合同确定后就是个连体,因此要相互理解相互帮衬地完成合作。双方要本着努力达到顺利完美为最终目的。前期洽谈中会因为价格讨价还价,会因为双方的利益博弈,会有不愉快的经过,这时大家要摒弃前嫌,做好一切细节的斟酌,细节重要性在办会期间就尤为重要。买方详细地概述在店活动的时间节点,活动内容,细到每一个环节。前文为何要提到了解参会人员的年龄层?这时为了在会议闲暇时安排业余活动,丰富活动内容,减少会议压力,为会议活动完美添一些附加分。卖方需要仔细询问,不漏掉每一个疑问,最后再还原整场活动的流水过程。但活动中有不确定性,要做好另一种准备,已解决临时出现的状态。

总之,会议的成败关键是买卖双方相互合作与配合的结果,是双方服务与体验者的最终目的。只有双方共同努力,共同配合才能做到:轻松会议,完美体验。

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